با پیشرفت تکنولوژی و بزرگتر شدن سازمانها،نیاز به یک سامانه مناسب و جامع برای مدیریت وظایف و جلسات همواره در هر سازمانی احساس می شود. با گسترش دامنه فعالیتهای سازمانها و افزایش تنوع آنها و همچنین با افزایش اندازه ی سازمانها، این نیاز شکل جدی تری به خود گرفته و تبدیل به یک الزام می شود.

در بسیاری از سازمانها هماهنگی و انجام به هنگام وظایف و فعالیتها، به یک چالش تبدیل شده و اغلب دغدغه مدیران ایجاد این هماهنگی ها و مدیریت آنها می باشد.

در سازمانهای عریض و طویل کنونی مدیران همواره به دنبال سیستمی هستند که بتوانند وظایف کارکنان را به طور کامل تحت کنترل داشته و همواره نظارت کامل بر جریان کار داشته باشند. سیستمی انعطاف پذیر که قابلیت ایجاد، ویرایش و مدیریت وظایف در سطوح مختلف را فراهم کند و همزمان انواع گزارشات مدیریتی کارآمد را در اختیار داشته باشند.

سامانه مدیریت جلسات و وظایف گروه هوژان این امکان را در اختیار مدیران قرار می دهد تا بطور دقیق فعالیتها و فرآیندهای سازمان را طراحی و نظارت نمایند.

​با سامانه مدیریت جلسات و وظایف، مدیران سطوح مختلف سازمان می توانند حتی از خارج سازمان جلسات کاری را با حضور افراد مختلف تنظیم کرده و یا صورتجلسات مربوطه را بصورت آنلاین در اختیار داشته باشند. آنها می توانید وظایف مختلف را به افراد و یا تیم های کاری مختلف ارجاع داده و از روند انجام آن در هر لحظه با خبر شوند. سامانه مدیریت جلسات و وظایف از لحظه تولید و ارجاع یک وظیفه یا فعالیت جدید تا هر مرحله از انجام آن را توسط افراد مختلف سازمان مدیریت می نماید. با سامانه مدیریت جلسات و وظایف ضمن استاندارد شدن فرآیندها، وظایف و فعالیتها بموقع به کارکنان ارجاع داده شده و به انجام خواهند رسید. بطور کلی این سیستم امکانات زیر را در حوزه مدیریت فعالیتها و فرآیندهای سازمانی در اختیار شما قرار می دهد.

امکانات مدیریت وظایف

1. اطلاع از تعداد و وضعیت وظایف به صورت دیداری
2. تفکیک وظایف بر اساس وضعیت آنها (هفته جاری ، هفته آتی ، آغازنشده و ...)
3. امکان جستجوی پیشرفته در میان وظایف
4. تفکیک وظایف بر اساس نوع آنها ( خود تعریف ، دستورات مدیریتی ، مصوبات جلسات ، وظایف پراجکت سرور )
5. نمایش خلاصه وضعیت وظایف در صفحه اصلی سامانه
6. نمایش میزان پیشرفت وظایف
7. امکان ویرایش و ثبت اقدامات انجام گرفته توسط کاربر
8. امکان لغو و تمدید وظیفه به همراه ارسال ایمیل و پیامک
9. امکان بارگزاری مستندات مربوط به وظایف تعریف شده
10. ثبت اقدام برای هر وظیفه به صورت مجزا و تعیین مدت زمان صرف شده برای هر اقدام و نمایش آنی  گزارش میزان پیشرفت وظیفه
11. امکان ویرایش و یا حذف اقدامات ثبت شده برای هر وظیفه

1. تفکیک جلسات بر اساس وضعیت آنها
2. امکان جستجوی پیشرفته در میان جلسات
3. امکان دعوت از شرکت کنندگان داخل سازمانی و خارج سازمانی به همراه ارسال ایمیل و پیامک
4. مدیریت جلسات توسط دبیر جلسه
5. امکان ایجاد تغییرات و یا لغو جلسات توسط دبیر جلسه و اطلاع رسانی توسط پیامک و ایمیل
6. مدیریت تقویم فردی برای هر کاربر به صورت مجزا
7. امکان دانلود فایل صورتجلسات
8. واگذاری مصوبات جلسه به اعضای شرکت کننده در جلسه
9. مدیریت مستندات الکترونیکی مربوط به جلسات
10. مشاهده گزارش خلاصه وضعیت جلسات
11. امکان مشاهده گزارش پیشرفت جلسات وگزارش پیشرفت اقدامات مربوط به جلسات
12. امکان مشاهده گزارش پیشرفت وظایف مربوط به پرسنل
13. امکان جستجوی پیشرفته در گزارشات
14. امکان ارسال دعوت نامه برای جلسه
15. پیگیری مصوبات جلسه
16. امکان تعریف جلسات و قرار ملاقات ها بصورت دوره ای
17. امکان یادآوری زمان جلسات و قرار ملاقات ها
18. امکان نمایش گرافیکی وظایف در صورت عدم اقدام در زمان تعیین شده یا پس از گذشت بازه زمانی تعریف­ شده
19. گزارش کارکردی براساس تعداد و زمان جلسات به تفکیک شخص، واحد یا سازمان
20. ارائه داشبورد عملیاتی کلان برای سازمان
21. امکان تعریف وظایف مدیریتی بصورت مستقیم از طریق Outlook WebApp
22. دارای پیشرفته ترین داشبردهای مدیریتی